Framgångsrika metoder för ökad närvaro på Allerums skola

Allerums skola upptäckte att deras frånvarosiffror var högre än de hade trott. Skolan har länge haft väldigt bra resultat när de frågat elever om trygghet och trivsel, därför var det något av en överraskning att frånvarosiffrorna såg ut som de gjorde.

Samtidigt hade Helsingborgs stads skolor som gemensamt prioriterat mål i alla kommunala skolor att arbeta med närvaro. Därför bestämde sig skolan för att prioritera närvaroarbetet och utveckla en strategi för att minska frånvaron. De började med att analysera orsakerna till frånvaro och identifiera områden där de kunde förbättra sig. Arbetet har bland annat resulterat i ett årshjul för närvaroarbetet med en plan för att följa upp och stödja elever som är i riskzonen för hög frånvaro. Allerums skola är också i uppstarten med att testa ett Early Warning System (EWS) för att kunna upptäcka tidiga signaler på gruppnivå och på så sätt främja lärandet och närvaron.

Idag har skolan kunnat öka elevernas närvaro.

Bygga goda relationer och variera undervisningen

En av de viktigaste faktorerna i arbetet med närvaro på Allerums skola är relationsbygge. I alla led är relationer och samarbete av stor vikt. Man pratar om att alla barn är allas barn, vilket gäller oavsett vilken roll du har. Lärare, vaktmästare, matpersonal eller rektor.

Malin Möller Linné är speciallärare på skolan men också närvaroombud.

– Mentorerna är väldigt duktiga på att lägga extra tid på just relationsbygge. Både med eleverna men även i kontakten med vårdnadshavare. Mycket för att kunna bemöta eleverna på rätt sätt när de kommer tillbaka till skolan efter frånvaro. Men också att har vi trygga föräldrar så har vi trygga barn, säger hon.

– Vi vill lära känna eleven, men också lära känna deras förmågor för att se vilka styrkor och svagheter de har, för då kan man gå in och stötta upp innan de ens känner att det blir jobbigt, säger Sophie Schiebler som är lärare i årskurs 2 och värdegrundsansvarig på skolan.

Skolan har också arbetat prioriterat med anpassningar och differentierad undervisning i ungefär tre år, vilket hänger tätt samman med närvaroarbetet och att lyckas hitta rätt nivå till alla. För att nå dit använder lärarna sig av olika metoder, såsom stationssystem och utelektioner, för att främja elevernas lärande. I arbetet har alla på skolan arbetat mycket kollegialt med bland annat att läsa och diskutera litteratur utifrån olika gemensamma uppgifter.

– Ibland kan ju frånvaron handla om att man har svårt för någonting i skolan, man kan ha en diagnos. Och då är det ju jätteviktigt att man följer upp undervisningen så att man får det på rätt nivå och att man kan känna att man lyckas, säger Charlotte Möllergren, rektor på Allerums skola.

I Sophies klass är de två lärare, vilket de ser som en framgångsfaktor. Storleken på gruppen kan vara lite större men det är ändå en fördel att vara två.

– Vi arbetar jättemycket med att skapa en trygg miljö i klassrummet, att alla ska våga komma till tals och alla ska våga göra fel. Det är viktigt för oss att alla känner sig välkomna och blir lyssnade till. Vi har också tydliga ramar och regler för alla och jag tror att det gör att de känner sig trygga. Vi kan till exempel alltid skapa mindre grupper om vi har behov av det eller sätta oss utanför klassrummet med några stycken och arbeta när som helst, säger Sophie.

Att hitta sitt sätt att lära är viktigt och det kan handla om olika sätt att undervisa både i och utanför klassrummet eller i vissa fall digitalt. Men det är också viktigt att med ett gemensamt förhållningssätt förmedla till både elever och föräldrar att tiden i skolan är viktig att prioritera.

– De senaste åren är vi mer aktiva och eftersöker vårdnadshavare snabbare. Men vi har också haft en pandemi som kom helt i vägen och närvaroarbetet gick nästan helt i botten. Efter det så insåg vi också att vi kanske inte hade någon samsyn före pandemin heller kring vare sig rutiner eller hur vi använde systemen. Så samtidigt som vi byggt upp arbetet efter pandemin bygger vi upp helhetsarbetet kring närvaro, säger Malin.

– Och våra vårdnadshavare är väldigt inarbetade på detta, så när de sjukanmäler har vi ofta ett mejl redan direkt. ”Mitt barn är hemma för att…” och då kan man ju enkelt återknyta på det. De tycker att vi har hittat en bra strategi och är supertacksamma att vi faktiskt kontaktar dem, säger Sophie.

Strukturerat närvaroarbete med årshjul

Skolan arbetar numera strukturerat med närvaroarbete genom ett årshjul. Årshjulet togs fram genom diskussioner med all personal och i samarbete med Carina Nilsson på Elevhälsan, som samordnar närvaroarbetet i de kommunala skolorna i Helsingborg. I årshjulet kan man utläsa vad skolan gör dagligen, veckovis, månadsvis och årsvis och det fungerar som ett stöd för att synliggöra, planera och följa upp insatser för att främja elevernas närvaro. Ett viktigt syfte med årshjulet är att kunna använda det för att agera förebyggande och för att kunna ingripa tidigt när frånvaron börjar öka, i stället för att vänta tills den redan är hög.

– Det är ju till exempel det här med att ha kontakt med vårdnadshavare tidigt. Vi kommer inte in när eleven har 25-30 procent frånvaro utan vi är redan med när det börjar det höjas. Då är vi där och petar och försöker hitta och analysera, säger Malin.

Listor över frånvaron genereras automatiskt varje vecka från systemet Skola 24 och var 14:e dag påminner Malin arbetslagen att gå igenom närvaron hos sina mentorselever och följa upp extra där det finns behov.

– Utöver det så skriver jag ut frånvaron för varje klass en gång i kvartalet och de elever som då har mer än 15 procent frånvaro har jag markerat för att mentorerna ska återkoppla till mig specifikt för dessa. Så diskuterar vi vad som är orsaken till det och hur har kontakten med vårdnadshavare varit och så.

Därefter kan Malin ta med sig underlag till Elevhälsoteamet (EHT) som spelar en central roll i att analysera närvaron och besluta om eventuella insatser. Där diskuterar de även om andra professioner, som psykolog eller kurator, behöver involveras beroende på elevens behov.

Genom att använda sig av årshjulet kan skolan:

• Strukturera och planera sitt närvaroarbete på ett tydligt och effektivt sätt
• Följa upp och utvärdera elevernas lärande och närvaro på en regelbunden basis
• Identifiera och stödja elever som är i riskzonen för att inte nå sina mål
• Förbättra sin undervisning och pedagogik för att främja elevernas lärande och närvaro

Allerums skola är numera också pilotskola för ett Early Warning System (EWS), vilket hjälper dem att analysera frånvaron på gruppnivå och identifiera mönster som kan hjälpa till att förstå vad som fungerar och vad som inte gör det.

– Vi kommer göra en första analys nu under höstlovet och det ska bli spännande att se om vi kan se något på gruppnivå som vi inte sett tidigare, säger Malin.

– Allerums skola har inspirerats av Göteborgsregionens projekt ”Plug innan”. Fördelen med ett Early warning system (EWS) är att det möjliggör tidig upptäckt. Det är ett konkret verktyg för att kartlägga och arbeta med elevernas skolanknytning på gruppnivå då skolanknytning är en skyddsfaktor mot hög skolfrånvaro. Kartläggningen används för att tidigt upptäcka oroväckande mönster kring elevernas skolanknytning på klassnivå. Utifrån kartläggningen görs en analys och insatser sätts in, säger Carina.

Utmaningar och drivkrafter

En av anledningarna till att frånvarosiffrorna varit höga på Allerums skola är att många vill ut och resa och att få vårdnadshavare med på tåget i det här har varit lite av en utmaning menar Charlotte. Som rektor är hon dock mer restriktiv nu när det gäller vanliga semesterresor och på skolan upplever hon att tankarna kring när en elev ska få ledigt och inte är mer samstämmig nu än tidigare.

– Vi har som exempel visat grafiskt för vårdnadshavare att vi har 178 dagar som eleverna har rätt till undervisning och att det då finns ganska många dagar utöver de 178 som man kan resa på. Och när man visar det som en tårta med tårtbitar har det blivit ganska mycket mer samtal som varit bra, säger Malin.

– Ja, och tårtan var också himla effektiv för i procentsats så visar den hela din studietid. Om du är borta så här mycket varje vecka eller månad resulterar det i ett bortfall som är så här stort. Att visa den tårtbiten som förlorad kunskap var väldigt bra, säger Sophie.

– Många tänker kanske att vi ska passa på att åka när de är mindre och att skolan blir viktigare sen, men det är ändå så att vi i de yngre åldrarna lägger grunden, säger Charlotte.

Allt hänger ihop. Undervisning, närvaro, trygghet och trivsel.
Och skolan kommer fortsätta utveckla närvaroarbetet ännu mer för att få alla att trivas och få ner frånvaron.

– Vi tycker det är viktigt att alla elever ska trivas och känna sig trygga här. Att alla har någon som de kan prata med och vara med. Det hänger ihop med närvaron att känna sig trygg, säger Charlotte.

Sophie berättar om ett exempel som hon själv tycker sticker ut lite grann. Där det känns tydligt att relationsbygget och undervisningen hänger tätt ihop och är så viktigt.

Det var efter en diagnos i matematik som Sophie och kollegorna ville lyfta fram en elevs framsteg. Men i stället för att bli glad och stolt, blev eleven besviken. När Sophie pratade med eleven enskilt kom det fram att hon inte ville att hennes namn skulle nämnas.

– I elevens huvud har hon ju då fastnat i det här mattegnisslet. Vi kan se hennes framsteg tydligt, men hon har svårt att se det själv. Så det slutar med att vi fick lägga fram alla hennes diagnoser framför henne och så fick hon titta på de olika resultaten. Sen såg hon och sa bara ”Oj, har jag blivit så mycket bättre?” Hon kunde till och med ge sig själv feedback! säger Sophie.

Text och foto: Josefine Hultén, redaktör.