Introduktionsresan: Ditt första intryck av nya jobbet spelar roll

Introduktionen på en ny arbetsplats är avgörande för att medarbetare ska stanna kvar och trivas på sitt nya jobb. Därför har Helsingborgs stads skolor tagit fram en introduktionsresa till nya medarbetare och deras rekryterande chef.

Enligt globala studier är endast 12 procent nöjda med sin arbetsgivares introduktion. En medarbetares första intryck av en organisation har också visat sig hänga kvar länge och påverka den långsiktiga upplevelsen av arbetsplatsen.

Introduktionsresan lanserades 2022 och är framtagen av en arbetsgrupp med representanter från Helsingborgs stads skolor och från skol- och fritidsförvaltningens olika stödfunktioner.

– Introduktionen erbjuder så enormt många digitala möjligheter och vi har hittills inte nyttjat det unika fönstret som sker när en ny person kommer in i en organisation, säger Susanne Fras, chef för avdelningen pedagogiskt center.

En likvärdig introduktion

Den nya digitala introduktionen lutar sig mot den senaste internationella forskning som finns på området.

– Jag tyckte det var spännande och nytt och jag tyckte jag kunde sitta hemma i lugn och ro och läsa igenom introduktionen. Det tyckte jag var bra. Min känsla för Helsingborgs stad som arbetsgivare var att det var väldigt välkomnande, väldigt tydligt och professionellt, Camilla Bergman, pedagog.

Ett av syftena med den digitala introduktionen är att ge alla medarbetare chans till en likvärdig introduktion och stötta cheferna under kritiska perioder. I organisationen finns stora mängder material, på många olika plattformar – den här processen ska hjälpa till att hitta den röda tråden och paketera kommunikationen så att rätt information når chef och medarbetare vid rätt tidpunkt.

– Exempelvis vet vi nu att det finns tre kritiska faktorer att säkra under introduktionen. Det är förväntningarna på rollen, ledarskapet och utvecklingsplanen. Sätter vi dem, så ökar chansen att medarbetare stannar. Dessa har vi byggt in under introduktionens första tre månader och genom att chef och medarbetare sätter sig och diskuterar frågorna med hjälp av en färdig agenda, säger Karin Gerken, HR-chef på skol- och fritidsförvaltningen.

– Det är väldigt bra förberett kan man säga därför att jag är som exempel 50 år gammal och har tyvärr kanske inte så stort intresse för det digitala så jag behöver väldigt detaljerat och enkla instruktioner. Och det har varit precis det som Helsingborgs kommun har skickat till oss, German Gentile, lärare.

Den nya medarbetaren och den rekryterande chefen får parallellt automatiska mejlutskick.

Nya kreativa inslag

Utskicken innehåller korta filmer, checklistor, påminnelser, frågor att fundera kring, utvärderingsfrågor med mera. Nedanstående bild ger en överblick av de olika avsnitten i processen.

De digitala introduktionsresorna distribueras via mejl. De första utskicken sker redan innan den nya medarbetaren är på plats och pågår sedan ända fram till ettårsdagen.

– Det bästa stödet för mig har varit att jag får mejlutskcik till mig så att jag i god tid kan förbereda för mina medarbetare att komma in på ett bra sätt i sin nya tjänst. Dels så kan jag introducera dem och jag har en likvärdighet som gör att man får en bra och likvärdig introduktion, säger Cindy Martinsson, rektor.

Det handlar dels om att automatisera och standardisera det som är möjligt, liksom att öka de kreativa och engagerande inslagen. I introduktionens sista fas, som varar fram till årsdagen, kommer medarbetare till exempel att introduceras till en digital coach – Wilma – vars uppgift är att stretcha utveckling och lärande genom olika reflektionsuppgifter.

– Det var jätteroligt att följa Wilma i det här introduktionsprogrammet tycker jag. Väldigt trevligt, säger German.

Avlastar och stöttar chefer och rektorer

Satsningen är unik i sitt slag och avlastar och stöttar chefer i en arbetsuppgift som i perioder med många rekryteringar kan upplevas mycket intensiv. Introduktionsresan säkerställer också att nyanställda får en likvärdig chans till en bra start.

– Det bästa med det här stödet är att redan innan medarbetaren är på plats så har vi fått en koppling mellan medarbetare och arbetsplats. När du i andra fall, eller tidigare har rekryterat så har det ju varit att du träffas på intervju, du har tagit referenser och sen är det ett avbrott ibland på upp till tre månader. Innan medarbetaren är på plats och då tappar vi lite av det bandet som man har skapat under intervju och rekrytering, Martin Carling, rektor.

– Det kändes härligt att få jobba i Helsingborgs kommun. Det är välkomnande med alla tillgångar man får som anställd i Helsingborgs kommun även sådant som hälsa och fritid. Det känns inte bara som att jag är en pedagog utan också lite personligt, German.

Se mer i filmen om introduktionsresan nedan.

Vill du veta mer?

Läs mer om den digitala introduktionsresan på skol- och fritidsförvaltningens intranät.