Lägesrapport från en trött fejkrobot – att automatisera närvaroregistrering?

Lägesrapport från en trött fejkrobot – att automatisera närvaroregistrering?

Att hantera frågor om närvaro tar tid. Kan vi spara in den tiden och samtidigt ge eleven möjligheten att ta eget ansvar för närvarorapporteringen? Kristina Törnblom är designer på Hbg Works i Helsingborgs stad och berättar om ett projekt som började i en nyfikenhet kring vilka tekniska lösningar som skulle kunna möjliggöra en automatisk närvaroregistrering utifrån skolans förutsättningar.

Disclaimer! Denna text är ett fridyk ner mitt i en pågående designprocess och dess mer eller mindre sorterade reflektioner med syftet att som designteam greppa nuläget, lärdomarna och som hjälp till att ta steg framåt i processen. Kan förhoppningsvis ge mening för andra designers och skolfolk-men läses på eget bevåg!

I Helsingborg stad uppskattas lärarna i skolorna lägga ca tio minuter av varje lektion på hanteringen av närvarorapportering. Vi stöttar just nu skol- och fritidsförvaltningen i ett initiativ kring att utforska mer automatiserad närvarokontroll i skolan med förhoppningen att kunna minska tiden och energin som lärarna lägger på detta och frigöra den till undervisning.

Rönnowska gymnasiet som vi nu undersöker detta tillsammans med (idébärare Hisham Taha) underströk även förhoppningen att kunna minska antalet diskussioner med elever kring huruvida närvarorapporteringen stämmer eller ej, vilket är en ganska vanligt förekommande företeelse på skolan. Detta genom att frikoppla lärarna från närvarorapporteringen och lägga ansvaret mer på eleven.

Automatiserad närvarokontroll-är det ens möjligt och vad får det för konsekvenser?

Vi valde att acceptera problembeskrivningen och istället för att börja i research kring användarbehov börja i teknikänden, dvs hitta några tekniker med potential att möjliggöra detta som vi snabbt kunde prototypa för att dra lärdomar både vad gäller användarupplevelser och behov men också om teknikens möjligheter och utmaningar. Samt kunna jämföra olika förfaranden och tekniker med varandra. Vi landade i att testa 1. Incheckning på lektion med idbrickor med individuella QR koder. 2. Mer automatiserad närvaroregistrering med hjälp av blåtandsteknik (som inte kräver ett aktivt incheckningsförfarande) och 3. Använda elevernas befintliga nyckeltaggar med RFID för att checka in på lektionen.

Vid tangenterna sitter i detta nu en lite trött närvaroregistreringsrobot som under de två senaste veckorna assisterat i ett test i en fordonsklass på Rönnowska gymnasiet där eleverna själva checkat in och ut från lektionerna genom att skanna sin idbricka med QR kod i en QR kodsscanner som vi byggt själva. För att lärarna skulle få en möjlighet att känna på hur ett potentiellt framtida system kunnat fungera där de inte behöver vara inne och administrera i systemet, så har vi designers, Armin Pendek och jag, fejkat rollen av det framtida systemet och manuellt skött överföringen av närvarorapporteringen till Skola 24 och skickat ”automatiska” notiser till lärarna från systemet ”De här eleverna har föranmält frånvaro:…” osv.

Lärdomar från testet

Eleverna har under testets gång gett uttryck för att de känner sig mycket mer peppade att komma i tid till lektionerna och att de kan se en tydlig skillnad i närvaron i klassen från hur det såg ut innan testet startade. De upplever också att de känner sig mer vuxna och att de övar sig på att ta steget ut i arbetslivet. Att själva (istället för läraren) hantera de fysiska idbrickorna ger en känsla av att äga sin tid och en känsla av kontroll. Vi undrar om denna pepp skulle hålla i sig om man behöll förfarandet under en längre tid och nyhetens behag lagt sig? Något vi tar med oss för ett framtida eventuellt utforskande.

Vi har också lärt oss enkla saker såsom att ett sånt här förfarande bara är intressant om det funkar utan att det skapas köer vid in och utskanning, att eleverna gärna vill få bekräftelse på att scanningen blivit rätt, att man inte vill ha extra saker att komma ihåg att ta med (alla elever fotade av sina brickor och hade dem med sig i mobilen) och att vi på lite olika sätt kan gardera oss mot fusk, dvs att en elev skannar in sin kompis kod.

Lärarna kopplade till tre olika ämnen har även varit en del av testet och deras reflektioner har handlat exempelvis om den sköna känslan av att faktiskt slippa dividera om huruvida man ska lägga in för sen ankomst eller ej när en elev trillat in sent till lektionen. Då kunde hen peka på scannern och säga-”ah, det är inte mitt ansvar”. Men från lärarna kommer också lite blandade reaktioner på om detta verkligen sparar tid för dem. Kanske är det ett annat värde primärt som den här typen av lösning ger.

En fördel vi ser med att eleven själv registrerar sin tid är att det kan minska godtyckligheten, felmarginalen och en eventuellt ojämlik behandling av olika elever, som uppstår när lärare antingen på lektionen eller i efterhand går in och registrerar. Men vi har också reflekterat kring om det ens är möjligt eller önskvärt att plocka bort läraren ur hanteringen av närvaroregistreringen. Om målet är att frigöra deras tid från frånvaroregistreringen, så måste vi undersöka i vilken grad det är möjligt (och om det är möjligt att hantera dessa situationer på andra sätt).

Några exempel på situationer i klassrummet där en lärare (eller någon annan) behöver involveras:

  • En lärare (kanske ny eller i en stor klass) som inte ser vilka som är i klassen genom att titta ut i klassrummet måste kunna tillgå information om vem som är och inte är där dels på grund av ansvaret att hålla koll på eleverna under skoltid (tillsynsansvaret) eller för att kunna planera/justera lektionen utifrån hur stor andel av eleverna som inte är där.
  • Om en elev är frånvarande, kommer sent, eller avviker från lektionen av ett giltigt skäl som inte ska räknas som frånvaro så måste någon/läraren gå in och bekräfta denna giltiga frånvaro. Ett system som bara registrerar huruvida eleven är närvarande eller ej är inte tillräckligt i den slags situationer.
  • Läraren måste administrera lektioner som startas eller avslutas tidigare än vad som är schemalagt så att tex sena incheckningar i dessa fall inte räknas som sen ankomst.

Det finns också situationer där man kan diskutera huruvida det är önskvärt att koppla bort lärare

  • Läraren måste ersätta närvaroregistreringens funktion av ”att se varje elev” med andra sätt att göra detta på i klassrummet.
  • En lärare lyfte den ”fostrande” roll som närvarokontrollen kan ha, dvs att läraren kan använda det faktum att läraren är i kontroll över vad som registreras i närvarokontrollen som ett sätt att uppmuntra eleven att komma i tid till skolan. Genom att exempelvis ”vara sträng” och rapportera in minsta sena ankomst –och påpeka att man gör så, med förhoppningen att det ska nudga eleven till att komma i tid till kommande klasser. Närvarokontrollen som ett makt eller påtryckningsmedel om man så vill. Med mer eller mindre tilltalande tillämpningar i klassrummet.

Närvaroregistreringen är bara en bit i en större process

Själva närvaroregistreringen är endast ett steg (eller om vi kallar det en touchpoint) i processen att hålla koll på elevens närvaro, för skolan. Det kan ge mer mening att se processen ur verksamhetens perspektiv eftersom det är verksamheten som är ålagd att hantera elevens närvaro. Från eleven eller vårdnadshavarens perspektiv handlar snarare processen om att klara skolgången, där att klara närvaron bara är en del bland många andra. Hantering av närvaro spänner över ett brett fält av ansvarsåtaganden, aktörer och överväganden och är en resa i allt från att anmäla sig/sitt barn som frånvarande – till att uppfylla tillsynsansvaret på plats i skolan – till att hantera den uppföljning som åläggs läraren när en elev har återkommande frånvaro.

Av de lärare vi pratat med så är det få som upplever själva närvaroregistreringen i klassrummet som speciellt betungande, det är något man bara gör. Däremot har vi stött på andra upplevda skav/utmaningar, här är några exempel.

Anmäla frånvaro:

Vårdnadshavaren: ”Jag fattar inte varför jag måste rapportera in varje dag att mitt barn är sjukt. Kan det inte räcka första dagen när det blir sjukt? Det är också lätt i morgonstressen att glömma rapportera in det i tid innan kl 8.”

Läraren: ”Det är svårt att hinna kommunicera med vårdnadshavare kring en oanmäld frånvarande elev samtidigt som man ska sätta igång en lektion”.

Hantera närvaron i skolan:

Vårdnadshavaren: ”Kan jag känna mig trygg med att skolan vet var mitt barn är?”

Eleven: ”Det är lätt att läraren registrerar fel eftersom alla gör olika – det hade blivit mer rätt om jag gjort det själv”.

Följa upp närvaro:

Läraren: ”Hanteringen som uppstår efter återkommande frånvaro hos en elev är betungande med de olika stegen i en handlingstrappa som ska göras”.

”Det är en trist situation att båda vara den som får eleven att blomma men samtidigt vara en polis som ska kontrollera och rapportera in till CSN ifall det går så långt att csn bidraget stryps”.

Vårt snäva fokus på närvaroregistreringen skulle kunna möta ett eller annat skav i denna lista, men det skapar ändå funderingar kring huruvida vi fokuserar på rätt utmaning eller ej. Kanske skulle det kunna ge mer effekt om vi fokuserade på något av dessa andra skav istället?

I nuläget jobbar vi på utifrån hypotesen att om vi kan hitta möjliga lösningar som frigör lärarnas tid så kan det göra en stor skillnad för det stora lärarkollektivet, dvs att 5-10 sparade minuter för 100 lärare ger sammanslaget mycket tid över till andra värdeskapande aktiviteter i klassrummet. Och insikten från vårt första test – dvs att incheckningsförfarandet peppar eleverna att komma i tid och att vara på plats stödjer att vi är på väg att hitta något som ger riktigt värde. Men vi är bara i början av detta utforskande och frågorna är många och inriktningen kan komma att ändras beroende på vad vi lär oss under vägen.

Är prototyping alltid quick & dirty?

Som designers kan vi också fråga oss om approachen att starta i teknikänden och ”snabbt” prototypa något för att lära oss mer var så snabb och smart som vi hade föreställt oss. Det visade sig att det tog längre tid än man kunnat tro att få en hyfsat fungerade prototyp up and running på grund av diskussioner kring hanteringen av elevernas personuppgifter eller att vi inte kunde använda en befintlig lösning utvecklad utanför EU. Att utvecklarnas tid i vår organisation var begränsad. Osv. Kanske skulle vi fråga oss nästa gång om vi inte borde ha fejkat prototypen ännu mer om vi gjort detta igen för att på så vis mejsla oss fram till en önskad lösning som vi då provar att iscensätta med fungerande teknik som möter en designspec. Något att fundera på..

Fejkroboten funderar..

Två veckor som närvaroregistreringsrobot manar till att även reflektera över relevansen i min, låtsasrobotens existens… Hen tänker att:

  • Det är lite tveksamt om vi med hjälp av roboten lyckades skapa en illusion av ett framtida system där läraren inte behöver administrera närvaron. Under testet var vi tvungna att ha en del dialog med speciellt en lärare, och vi ändrade setupen längs vägen och troligen upplevdes inte perioden som mindre full med uppgifter för honom. Om vi preppat ännu bättre hade vi kanske lyckats skapa den illusionen. Men framförallt var ju målet denna gång att fånga användarupplevelsen från lärare och elever kring detta nya förfarande utan att lärarna skulle behöva sköta två system paralellt (QR inskannigen OCH Skola24 som inte är integrerade i detta prototypstadie) Kanske kan vi rigga mer minutiöst för att skapa ovanstående illusion i en ny testomgång?
  • Det är ensamt att vara en robot! Roboten hade gärna velat få feedback på om notiserna hen skickade ut hade nått mottagaren eller ej, det kändes lite tomt att sitta där i tystnaden efter en skickad notis och inte ha en aning om huruvida notisen nådde fram-om den skapade någon liten reaktion som ”Åh så bra då vet jag hur jag ska planera min lektion”. Den typen av AI skulle vi vilja ha, som inte bara exekverar utan också vill hämta in information om huruvida ens handlingar har skapat värde för den som tar emot. Inte för att en robot skulle bry sig om någon svarar eller ej, men för att vi som programmerat den skulle kunna säkerställa att den levererar värde så bör den typen av feedbackloop finnas där. En bättre feedbackloop i prototypen hade också hjälpt till att mejsla fram en önskad lösning.
  • Att ”agera” systemet i realtid ger en en bra känsla för vilken typ av meddelanden som kan passa just nu i aktuell kontext. Roboten hajade exempelvis snabbt att det gav mer mening att skicka notisen med texten ”De här eleverna har inte checkat in:.. “ istället för “Elever med oanmäld frånvaro:.. “
  • Att manuellt fungera som mellanhanden mellan två system ger oss som designers en bra förståelse av hur det befintliga närvarohanteringssystemet fungerar och dess utmaningar och fördelar ur ett användarperspektiv.
  • Det är fantastiskt att teknik finns så att vi människor slipper hantera den här typen av transaktioner manuellt, det är rätt joxigt att agera närvaroregistreringsrobot! Det var många olika fönster att hålla öppna: Skola24, scanningslistan från inskanningsappen, en checklista med namn på elever, telefonnummer att messa till och generiska meddelanden att copy pasta, namnlistor att skanna igenom och incheckningstider att hålla i huvudet…!

Nu får fejkroboten vila en stund….kanske bara tills nästa omgång av test då vi provar ett mer automatiserat förfarande med hjälp av blåtand…..på återhörande då kanske!

/Har du hört om andra exempel där man testar nya vägar för närvarokoll i skolan? Dela gärna tankar, lärdomar, utmaningar och smarta lösningar med oss! Även processen före och efter själva närvaroregistreringen är intressant!

Kontakt: Kristina Törnblom kristina.tornblom@helsingborg.se, designer Hbg Works Helsingborg stad.

Fordonsutbildningarnas lokaler på Rönnowska gymnasiet